Öffentliche Einrichtungen haben häufig begrenzte Kapazitäten, um regelmäßig am eigenen Datenschutz zu arbeiten.
Hier übernehmen wir. Grundsätzlich orientiert sich unsere Arbeit an Ihren Bedürfnissen. Sie geben den Kurs vor.
Liegt kein Kurs vor, starten wir mit einer Datenschutz-Lückenuntersuchung. Daraus ergeben sich viele Tätigkeiten, an denen wir arbeiten.
Für personenbezogene Daten bestehen durch unterschiedliche Gefahren stets Risiken. Zu den Gefährdungen zählen wir beispielsweise den Diebstahl, die unbeabsichtigte Beschädigung und Zerstörung sowie die Offenlegung. Insbesondere digitale Gefährdungen nehmen stetig zu. Durch ein ungewolltes Abfließen von personenbezogenen Daten können die Rechte und Freiheiten betroffener Personen gefährdet werden.
Um dies zu vermeiden, sind Behörden dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragen zu bestellen. Die Herausforderung hierbei: Behörden verarbeiten große Mengen personenbezogener Daten und haben für den Datenschutz nur geringe personelle Ressourcen zur Verfügung. Hier kommt SuS data shield ins Spiel.
Sobald regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten werden, ist ein erfahrener Datenschutzbeauftragter unerlässlich. Die SuS data shield überwacht die Einhaltung der DSGVO, ist Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden und berät Sie fortlaufend proaktiv in allen Fragen rund um den Datenschutz. Anfragen Dritter in Bezug auf den Datenschutz beantworten wir ebenfalls zukünftig für Sie.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in Art. 38 und Art. 39 DSGVO festgelegt und lassen sich in folgende Bereiche einteilen:
Das Datenschutzmanagement ist eine Methodik zur systematischen Planung und Steuerung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen an eine verantwortliche Stelle. Unter Zuhilfenahme eines Datenschutzmanagementsystems kann man die Maßnahmenumsetzungen und Dokumentationen systematisch darstellen. Ein Datenschutzmanagementsystem kann auf unterschiedliche Weisen eingerichtet werden:
Die Erstaufnahme trägt viele weitere Namen. Bekannt ist diese wichtige Maßnahme auch unter den Begriffen GAP-Untersuchung, zu Deutsch „Lücken-Untersuchung“, Datenschutz-Audit oder zum Beispiel Compliance-Untersuchung. All diese Begriffe beschreiben ein und denselben Vorgang: die objektive Betrachtung und Bewertung eines Datenschutzmanagementsystems.
Ein bestehendes Managementsystem wird also durch Beobachtungen und Interviews auf Herz und Nieren geprüft. Im Ergebnis soll die Behörde erfahren, in welchen Bereichen alles gut läuft und wo noch Handlungsfelder liegen.
Gemeinsam stimmen wir mit der obersten Managementebene bzw. mit dem zugewiesenen Ansprechpartner (z.B. Hauptamtsleiter, IT-Leitung, Sachgebietsleiter etc.) ab, welche Stellen an dem Tag der Lückenuntersuchung zu begehen sind. Sollten besonders viele Nebenstellen oder Eigenbetriebe vorhanden sein, kann sich die Dauer der Lückenuntersuchung auch auf mehrere Tage erstrecken. Darauf aufbauend wird ein Ablaufplan für die Begehung der Gemeindeverwaltung und Nebenstellen/Eigenbetriebe erstellt.
Bereits vorhandene Dokumentationen aus dem Bereich Datenschutz werden von der verantwortlichen Stelle angefordert und gesichtet. Zu diesen angeforderten Dokumenten zählt z.B. das Organigramm der verantwortlichen Stelle, der IT-Netzplan oder bestehende Auftragsverarbeitungsverträge etc.
Die Lückenuntersuchung beginnt mit einem Interview in der Dienststelle der Behörde. In den Interviews werden Fragen zu den fachspezifischen Verarbeitungen gestellt, bei denen es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommt. Aufgenommen werden auch Informationen zu bestehenden Auftragsverarbeitungen. Das Thema Beschäftigten-Datenschutz steht auch im Fokus.
Im Anschluss an die Interviews wird die Ortsbegehung durchgeführt, bei welcher unter anderem die IT-Infrastruktur und die allgemeinen technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentiert werden. Die Interviews und die Begehungen dienen der Aufnahme von Informationen zum IST-Zustand.
Die Lückenuntersuchung ist eine Datenaufnahme. Die Datenschutzbeauftragten beobachten und dokumentieren. Sollten erhebliche Abweichungen (konkrete Datenschutzverletzungen) von der DSGVO entdeckt werden, so werden direkt vor Ort Abhilfemaßnahmen empfohlen.
Die Berichtlegung beinhaltet in jedem Fall eine Projektplanung. Die Projektplanung beinhaltet alle Informationen über:
Bei besonderen Anforderungen, wie beispielsweise einer anstehenden ISO-Zertifizierung, eines verpflichtenden Jahresdatenschutzberichtes etc., kann die Berichtlegung auch um eine umfangreiche Stellungnahme erweitert werden.
Die Verarbeitungen personenbezogener Daten werden innerhalb der Berichtlegung selbstredend auch den bestehenden technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gegenübergestellt. Das Ziel ist es, aufzuzeigen, ob die umgesetzten Maßnahmen ausreichen, um die verarbeiteten personenbezogene Daten zu schützen, oder ob man am Schutzniveau noch arbeiten muss.
In der Nachbesprechung der Berichtlegung wird die Projektplanung gemeinsam thematisiert. Hierbei werden die Prioritäten-Gewichtungen konkretisiert und erklärt. Auch der tatsächliche IST-Zustand in Bezug auf die Umsetzung der DSGVO wird aufgezeigt. Der Fahrplan für die folgende Betreuung wird im Anschluss festgelegt.
Die laufende Betreuung orientiert sich an den festgelegten Prioritäten. Tätigkeitsfelder mit hoher Priorität werden zuallererst bearbeitet.
In der laufenden Betreuung fallen jedoch auch ad-hoc-Tätigkeiten an: Dies sind zum Beispiel die Beantwortung von Betroffenenanfragen oder die Bearbeitung von Datenschutzverletzungen. Auch werden generelle Fragen oder Anliegen der Behörde in der laufenden Betreuung behandelt.
Die laufende Betreuung wird von den Datenschutzbeauftragten dazu genutzt, um aktiv an Ihrem Datenschutz zu arbeiten und um fehlende Dokumentationen zu erstellen. Diese Dokumentationen sind von der verantwortlichen Stelle letztendlich nur zu prüfen und intern freizugeben.
Sie haben grundsätzliche Fragen? Gern beraten wir Sie. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf.
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