Der Grundsatz der Speicherbegrenzung bedeutet, dass Ihre Verwaltung personenbezogene Daten nicht länger speichern darf, als es für den ursprünglichen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Sobald die Daten ihren Zweck erfüllt haben und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen, müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden.

Dies ist für öffentliche Stellen von großer Bedeutung, da sie eine große Menge an Bürgerdaten verarbeiten. Eine unbegrenzte Datenspeicherung erhöht nicht nur das Risiko von Datenlecks, sondern verstößt auch gegen die DSGVO.

Die Speicherdauer muss daher von vornherein festgelegt werden. Dies hilft, die Rechenschaftspflicht zu erfüllen und sicherzustellen, dass Sie nur jene Daten behalten, die Sie wirklich benötigen.

Der Grundsatz der Datenminimierung verpflichtet Ihre öffentliche Verwaltung dazu, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu verarbeiten. Sie dürfen nur jene Daten erheben und speichern, die für einen bestimmten, im Vorhinein festgelegten Zweck unbedingt erforderlich sind.

In der Praxis stellt dies oft eine Herausforderung dar, besonders wenn unterschiedliche Fachbereiche mit nicht harmonisierten Antragsformularen arbeiten. Jede Datenerfassung, die nicht zwingend notwendig ist, muss vermieden werden. Dieser Grundsatz gilt in jeder Phase der Verarbeitung – von der Erhebung über die Speicherung bis hin zur fristgerechten Löschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden.

Die konsequente Umsetzung der Datenminimierung ist für Behörden entscheidend. Sie verringert nicht nur das Risiko von Fehlverarbeitungen, sondern hilft Ihnen auch, die gesetzliche Rechenschaftspflicht zu erfüllen und das Vertrauen der Bürger in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten zu stärken.

Das Prinzip der Transparenz verpflichtet Ihre Verwaltung, die Bürger in klarer, verständlicher und leicht zugänglicher Weise über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Dies gilt für alle Phasen der Datenverarbeitung.

Transparenz bedeutet, dass die Bürger jederzeit wissen müssen, wer ihre Daten zu welchem Zweck verarbeitet. Dies wird in der Regel durch die Erfüllung der Informationspflichten erreicht, zum Beispiel über die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite oder durch Datenschutzhinweise in Formularen.

Für Ihre Verwaltung ist dieser Grundsatz von entscheidender Bedeutung:

• Vertrauensbildung: Transparenz schafft das notwendige Vertrauen der Bürger in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung der Informationspflichten ist eine gesetzliche Vorgabe, deren Missachtung zu Sanktionen führen kann.
• Bürgerorientierung: Eine transparente Kommunikation erleichtert es Bürgern, ihre Rechte (wie das Auskunftsrecht) wahrzunehmen.

Kurz gesagt, Transparenz ist der Schlüssel für eine offene und bürgernahe Verwaltung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das bedeutet, dass sie entweder direkt eine Person erkennen lassen oder durch Kombination mit anderen Informationen eine Zuordnung möglich machen.

Die Definition geht weit über den reinen Namen oder die Adresse hinaus. Auch E-Mail-Adressen, Personalnummern, Kfz-Kennzeichen, Standortdaten, IP-Adressen oder sogar biometrische Daten wie Fingerabdrücke zählen dazu. Für Ihre Verwaltung ist es entscheidend, all diese Daten als schutzbedürftig zu erkennen. Sie sind das Fundament jeder Datenverarbeitung.

Der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten ist die zentrale Herausforderung des Datenschutzes. Jede Verarbeitung, sei es das Speichern in einem Register, die Nutzung für einen Dienst oder die Weitergabe an andere Behörden, unterliegt den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ein besonderer Schutz gilt für sogenannte besondere Kategorien personenbezogener Daten wie etwa Gesundheitsdaten, politische Meinungen oder Religionszugehörigkeit. Deren Verarbeitung ist grundsätzlich verboten und nur unter sehr strengen Voraussetzungen erlaubt. Für Ihre Verwaltung ist die korrekte Einordnung und der sichere Umgang mit diesen Daten von höchster Bedeutung.

Eine Einwilligungserklärung ist eine freiwillige, informierte und unmissverständliche Willensbekundung, mit der eine Person die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck gestattet.

Für private Unternehmen ist die Einwilligung oft eine der wichtigsten Rechtsgrundlagen. Bei öffentlichen Verwaltungen ist das anders: Hier ist die Datenverarbeitung in der Regel durch eine gesetzliche Aufgabe oder eine rechtliche Verpflichtung gedeckt. Die Einwilligungserklärung wird daher nur in Ausnahmefällen benötigt, beispielsweise für die Veröffentlichung von Fotos von Veranstaltungen auf der Webseite der Kommune oder bei speziellen Verarbeitungen innerhalb von Feuerwehren oder Kindertageseinrichtungen.

Wird eine Einwilligung eingeholt, muss sie den strengen Anforderungen der DSGVO genügen. Sie muss in verständlicher Sprache formuliert, vom Betroffenen aktiv erteilt und jederzeit widerrufbar sein. Eine korrekte Dokumentation ist dabei unerlässlich, um die Rechenschaftspflicht zu erfüllen.